Vertagung der Bauausschusssitzung

Nach der Berichterstattung der Geilenkirchener Zeitung vom 26. September 2013 („Unterlagen zu dick – Ausschuss vertagt sich“) musste die Sitzung des Bauausschusses wegen nicht form- und fristgerechter Zustellung der Sitzungsunterlagen vertagt werden.

Ursächlich für die Vertagung war der berechtigte Einwand unseres Ausschussmitgliedes Heinz Huben, der die umfangreichen Sitzungsunterlagen erst einen Tag vor der Sitzung persönlich in der Gemeindeverwaltung erhalten hatte. Wie sich herausstellte, soll der Briefumschlag mit den Sitzungsunterlagen beim Zustellversuch durch gemeindliche Mitarbeiter nicht durch den Schlitz des Briefkastens des Herrn Huben gepasst haben. Daraufhin wurde eine nahezu unkenntliche Benachrichtigung (Größe ca. 8 x 8 cm) durch den Briefschlitz gesteckt, mit der auf eine Abholung der Unterlagen im Rathaus hingewiesen wurde. Aufgrund der gewählten Farben (schwarze Schrift auf dunkelgrauem Papier) war der Text der Benachrichtigung selbst für einen geübten Leser nicht entzifferbar.

Seitens des CDU-Fraktionsvorsitzenden Karl-Heinz Milthaler wurde das Verhalten unseres Ausschussmitgliedes als „reine Willkür“ bezeichnet, da die Zustellung der Unterlagen bei allen anderen funktioniert hätte und zudem die Punkte des öffentlichen Teils schon vorberaten und daher bekannt seien. Dieser Vorwurf kann nicht unkommentiert bleiben und ändert auch nichts an der Tatsache, dass die Einhaltung der Form und der Frist der Sitzungseinladung diskutabel sind. Was Herr Milthaler verkennt ist, dass es für eine Vertagung bereits ausreicht, wenn – unabhängig davon, dass alle anderen die Unterlagen erhalten haben – einem Ausschussmitglied die Einladung nicht form- und fristgerecht zugegangen ist. Die Gründe hierfür sind auch unmaßgeblich. Dennoch muss man sich die Frage stellen, weshalb die Sitzungsunterlagen für die in dieser Woche angesetzten drei Sitzungen bei 2 von 3 UB-Ratsmitgliedern durch die gemeindlichen Mitarbeiter nicht zugestellt werden konnten? Insbesondere deshalb, weil die umfangreichen Sitzungsunterlagen auf zwei DIN A4-Umschläge verteilt waren. In der Europäischen Union sind die Mindestabmessungen von Briefkästen genormt. Dabei orientiert sich die Mindestgröße an einem Prüfumschlag im Papierformat C4, der ohne falten problemlos und unbeschädigt eingeworfen werden kann. Die Einwurföffnung muss mindestens 30 mm hoch und 230 mm breit sein. Sofern die beiden Umschläge tatsächlich nicht durch die genormten Briefschlitze gepasst haben sollen, stellt sich weiterhin die Frage, weshalb seitens der Gemeindeverwaltung kein erneuter Zustellversuch unternommen wurde bzw. weshalb die fristgerechte Abholung nicht überwacht worden ist? Weiterhin ist in der Geschäftsordnung der Gemeinde Gangelt der Fall einer erfolglosen Zustellung nicht geregelt, so dass unklar bleibt, ob das Hinterlassen einer nicht leserlichen Benachrichtigungskarte die Einhaltung der Ladungsfrist wahrt. Nach Ansicht der UB-Fraktion sollte diesbezüglich eine klare Regelung in die Geschäftsordnung aufgenommen werden.

Ebenso kann es nicht entscheidend sein, ob gewisse Sitzungspunkte bereits „vorberaten“ wurden und deshalb „bekannt“ sind. Es sollte jedem Ausschussmitglied überlassen sein, inwiefern dieser sich mit den Sitzungsunterlagen vor der Sitzung auseinandersetzt. Das mag in den verschiedenen Fraktionen unterschiedlich gehandhabt werden. Jedoch sollte dem Ausschussmitglied nach Ansicht der UB-Fraktion hierfür auch eine angemessene Zeit zur Verfügung stehen. Es kann von keinem Ausschussmitglied verlangt werden, dass bei den „bekannten“ Themen zum Teil geänderte, umfangreiche Stellungnahmen zu den Sitzungsvorlagen innerhalb eines Tages abgearbeitet werden können.

Des Weiteren sind die in der Presseberichterstattung zitierten Aussagen des Bürgermeisters Tholen („Jeden zweiten Tag stehst Du hier im Ordnungsamt auf der Matte“; „Er hätte sich früher melden, beziehungsweise seinen Urlaub den Mitarbeitern ankündigen können“) unsachlich und rechtfertigen auch nicht den misslungenen Zustellversuch der Verwaltung. Wenn dem tatsächlich so gewesen sein sollte, dann wäre doch eine Überreichung der Unterlagen (z.B. im Ordnungsamt) problemlos möglich gewesen. Ferner ist der UB-Fraktion keine Regelung bekannt, dass eine Ankündigung des Urlaubs bei der Gemeindeverwaltung erforderlich ist.

Und das mehrere Personen „unverrichteter Dinge abziehen mussten“, hätte man seitens der Verwaltung entgegentreten können, denn unser Ausschussmitglied Heinz Huben hat bereits bei der Entgegennahme der Unterlagen auf die nicht form- und fristgerechte Einladung hingewiesen. Es war also seitens der Verwaltung noch ausreichend Zeit vorhanden, den Einwand zu prüfen und die terminierte Sitzung rechtzeitig vor Beginn abzusagen.